10 bước để khởi động nhân sự từ đầu

Tôi là Maria Mezher, người quản lý Văn hóa và Nhân dân tại Morressier. Khi tôi gia nhập đội vào tháng 9 năm ngoái, tôi đã có một bảng xếp hạng sạch sẽ (và một thử thách lớn) trước mắt tôi. Để vẽ cho bạn một bức tranh về tình trạng của công ty vào thời điểm đó: Những người sáng lập có một nhiệm vụ đáng kinh ngạc và những kế hoạch lớn, nhóm được tạo thành từ sáu người và vì vẫn còn rất sớm, không có nhiều quy trình nhân sự được thực hiện. Xây dựng một bộ phận nhân sự trước khi công ty phát triển hơn nữa để đảm bảo họ giữ được những nhân viên tuyệt vời và thu hút được những tài năng tốt nhất là rất quan trọng đối với cả hai nhà sáng lập.

Với suy nghĩ này, tôi sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn từng bước về cách tôi và một đồng nghiệp thành lập bộ phận nhân sự của Morressier từ đầu trong sáu tháng:

Đội ngũ Morressier tại nơi làm việc

1. Đặt giá trị

Một trong những nhiệm vụ đầu tiên của chúng tôi là thiết lập một hội thảo với hai đồng sáng lập để xác định các giá trị của công ty. Có vẻ lạ khi các giá trị của công ty là một ưu tiên cao như vậy, tuy nhiên đây là một bước thiết yếu để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên mới của chúng tôi đều xác định với cùng các giá trị. Dưới đây là ba giá trị chúng tôi giải quyết:

Mục đích hướng đến: Chúng ta có một động lực nội tại để tạo ra sự khác biệt Chúng ta khao khát học hỏi và phát triển Chúng ta thực sự cam kết với sứ mệnh của mình

Chính xác: Chúng tôi hoàn thành công việc - và hoàn thành công việc Chúng tôi có thể tin tưởng lẫn nhau để làm tốt nhất Chúng tôi có định hướng chi tiết và có tổ chức

Tích cực: Chúng tôi có thái độ có thể làm Chúng tôi trở lại khi chúng tôi ngã xuống (bất kể chúng tôi ngã xuống bao nhiêu lần) Chúng tôi chia sẻ thông tin, kiến ​​thức và kinh nghiệm

2. Khảo sát nhân viên

Chúng tôi muốn nhận phản hồi về các vấn đề mà nhóm sáng lập đang đấu tranh để chúng tôi có thể xác định các ưu tiên đầu tiên. Đó là lý do tại sao chúng tôi tạo ra một cuộc khảo sát gồm 10 câu hỏi mà bây giờ chúng tôi tiếp tục gửi trên cơ sở hàng quý:

  1. Công việc của bạn khó khăn như thế nào?
  2. Làm thế nào rõ ràng là trách nhiệm của bạn được xác định?
  3. Người quản lý của bạn quan tâm đến sự phát triển chuyên nghiệp của bạn như thế nào?
  4. Bạn có khả năng làm việc cho công ty trong một năm như thế nào?
  5. Bạn sẽ xem xét bất kỳ đồng nghiệp của bạn, bạn của bạn?
  6. Bạn có thường xuyên cảm thấy căng thẳng trong công việc trong một tuần thông thường không?
  7. Bạn có khả năng muốn giới thiệu Morressier như một người chủ cho bạn bè như thế nào?
  8. Bạn quen thuộc với các mục tiêu chiến lược của công ty như thế nào?
  9. Nhìn chung, bạn hài lòng với công việc của mình như thế nào?
  10. Bạn có bất cứ đề nghị về những gì chúng ta có thể làm tốt hơn?

Như chúng tôi nghi ngờ, kết quả chúng tôi tìm thấy lúc đầu cho thấy có một số chỗ cần cải thiện. Các nhân viên đã trích dẫn sự thiếu minh bạch về các mục tiêu chiến lược và muốn có một bố cục rõ ràng hơn về sự phát triển chuyên nghiệp của họ trong công ty. Khám phá những điểm đau này đã giúp chúng tôi ưu tiên những thay đổi chúng tôi cần thực hiện trước tiên.

3. Quy trình tuyển dụng

Chúng tôi đã thiết lập các mẫu cho từng bước tuyển dụng của chúng tôi trên Workable. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cho quy trình tuyển dụng của chúng tôi:

  1. Sàng lọc qua điện thoại
  2. Thách thức kỹ thuật cho vai trò công nghệ, nghiên cứu trường hợp cho vai trò phi công nghệ
  3. Phỏng vấn kỹ thuật để thảo luận về công việc và gặp gỡ các thành viên khác trong nhóm
  4. Phỏng vấn đồng sáng lập
  5. Cuộc gọi tham khảo
  6. Khi một ứng viên đã chấp nhận đề nghị của chúng tôi, chúng tôi sẽ đóng vị trí và trả lời các ứng viên khác

4. Công cụ

Khi tôi tham gia, công ty đã làm việc với DropBox, Microsoft Office và Google. Vì chúng tôi không thể sử dụng Dropbox do yêu cầu bảo mật dữ liệu của EU, chúng tôi đã hợp lý hóa các công cụ của mình bằng cách chuyển mọi thứ sang Google và chỉ giữ giấy phép Office cho người dùng Excel nặng.

Chúng tôi đã triển khai BambooHR cho thông tin nhân viên, quản lý vắng mặt và lên tàu. Mặc dù bạn có thể không nghĩ rằng điều đó là cần thiết khi nhóm của bạn quá nhỏ, nhưng việc có một công cụ như thế này ngay từ đầu sẽ giúp ích khi mở rộng quy mô, giảm công việc thủ công và cung cấp báo cáo tốt hơn.

Tôi nghĩ rằng tất cả các nhà tuyển dụng đều đồng ý rằng việc lên lịch là điểm đau lớn nhất trong công việc hàng ngày của họ, đó là lý do tại sao chúng tôi sử dụng Calendly để giúp đỡ việc này

5. 1 con1

Hãy đối mặt với nó, những kỹ thuật quản lý tốt nhất ra khỏi ngành công nghệ ngày nay. Một môi trường nhanh nhẹn là những gì bạn cần để theo kịp trong thế giới công nghệ phát triển nhanh chóng. Một kỹ thuật tôi rất thích là 11. Đây là các cuộc họp 30 phút trong đó người quản lý lắng nghe các mối quan tâm, công việc, gia đình, các thách thức của báo cáo của họ. Giữ cho các đường dây liên lạc mở giúp đảm bảo rằng nhóm cảm thấy được trao quyền, trong khi biết rằng người quản lý của họ quan tâm đến họ cung cấp một cảm giác an toàn và động lực.

6. OKR

Phản hồi từ cuộc khảo sát đầu tiên của chúng tôi cho thấy nhóm đang tìm kiếm sự minh bạch hơn về các mục tiêu chiến lược của công ty. Đó là lý do tại sao nhóm quản lý đã ngồi lại với nhau gần đây và thực hiện Mục tiêu và Kết quả chính cho năm 2018. Mỗi nhóm đặt OKRs của riêng họ, được truyền đạt minh bạch với toàn bộ công ty. Điều này tạo ra ý thức về sứ mệnh mà chúng ta đang làm việc cùng nhau và đảm bảo có một cái nhìn tổng quan rõ ràng về việc ai đang làm gì và tại sao.

7. Đánh giá hiệu suất

Trong ba tháng đầu tiên tại công ty, chúng tôi đã thực hiện đánh giá hiệu suất hàng quý với từng nhân viên, người quản lý trực tiếp của họ và một người từ phòng nhân sự.

Dưới đây là tổng quan về cách chúng tôi cấu trúc các đánh giá này:

  • Tự đánh giá
  • Phản hồi ngang hàng
  • Phản hồi của người quản lý dựa trên: Giá trị Nhóm làm việc Thành tích OKR

8. Cơ cấu lương

Tiền lương có thể là một chủ đề rất nhạy cảm có thể gây ra vấn đề khi một công ty mở rộng quy mô. Đó là lý do tại sao tôi và CEO của Morressier đã ngồi lại với nhau ngay từ đầu và thống nhất mức lương trung bình cho một loạt các vai trò khác nhau.

Đây là dựa trên ba loại:

  • Thâm niên và kỹ năng
  • Ngân sách của chúng tôi
  • Tỉ lệ thị trường

Chúng tôi trao đổi quá trình ra quyết định của mình với từng thành viên trong nhóm khi đàm phán mức lương. Sự minh bạch này giúp mọi người hiểu lý do đằng sau mức lương của họ.

9. Thói quen tổ chức và sự kiện

Lên lịch các cuộc họp và sự kiện thường xuyên là điều cần thiết để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều ở trên cùng một trang và nhóm luôn có động lực và kết nối. Dưới đây là một số sự kiện mà chúng tôi đã triển khai sớm:

  • Công ty cập nhật bữa sáng hàng tháng
  • Cuộc trò chuyện với toàn đội vào mỗi thứ Tư, nơi mọi người thảo luận về những gì họ đã làm trong tuần trước và kế hoạch của họ cho tuần tới
  • Một sự kiện mỗi tháng, bao gồm các lớp học nấu ăn, bữa sáng quốc tế, phòng thoát hiểm và buổi tối trò chơi

10. Lên tàu và bao gồm

Thuê một đội ngũ tuyệt vời là bước đầu tiên thiết yếu, theo sát với việc thiết lập một quy trình nội trú tốt. Chúng tôi đăng ký câu thần chú rằng Inclusion xuất hiện trước Diversity. Để khẳng định rằng chúng tôi đa dạng, chúng tôi phải đảm bảo rằng chúng tôi đang xây dựng văn hóa công ty bao gồm tất cả mọi người. Chúng tôi nói với mọi thành viên mới trong nhóm rằng không có chỗ cho sự phân biệt đối xử và quấy rối và nếu điều đó xảy ra nếu họ gặp phải hành vi này thì họ cần thông báo cho chúng tôi.

Lên tàu xảy ra vào ngày đầu tiên. Chúng tôi khởi động bằng cách gặp gỡ với People & Culture và nói chuyện với họ thông qua văn hóa công ty, chính sách và công nghệ nội bộ mà chúng tôi đang sử dụng trước khi họ gặp gỡ mọi người từ các phòng ban khác nhau để hiểu cấu trúc đội, mọi người đang làm gì và, hầu hết quan trọng: sản phẩm của chúng tôi. Sau đó tất cả chúng tôi đi ăn trưa cùng một đội. Cuối cùng, chúng tôi gửi khảo sát để nhận phản hồi về quá trình lên tàu ba lần: ngay sau khi lên tàu, sau một tuần và sau ba tháng để đo tốc độ thích ứng.

Tôi hy vọng rằng hướng dẫn này sẽ giúp bạn khi bạn thiết lập các quy trình nhân sự của riêng mình. Để hiểu rõ hơn về văn hóa công ty của chúng tôi, hãy xem bài đăng này của người đồng sáng lập của Morressier và CPO Justus Weweler. Nếu bạn muốn hợp tác với chúng tôi để tạo ảnh hưởng đến thế giới khoa học, hãy xem các vị trí mở của chúng tôi ở đây.